So gewinnen Sie Überblick und Zeit in Ihrem Heimbüro

Wenn Sie selbständig sind und von zu Hause aus arbeiten, gibt es zwei Zeitdiebe:

  • den Computer
  • die Papierstapel und – berge

Letzteres hat dabei nichts damit zu tun, ob Sie eher zu der generellen Spezies der „Ordentlichen“ oder „Unordentlichen“ gehören. Denn obwohl alle Welt vom papierlosen Büro spricht, werden die Papierstapel immer größer.

Im Homeoffice ist der berüchtigste Stapel der „To Do“-Stapel. Denn hier werden nicht nur Informationen auf nimmer Wiedersehen als verschollen erklärt. Viel gefährlicher ist die psychische Wirkung, dass Sie ständig das Gefühl suggeriert bekommen „Es gibt noch so viel zu tun!“

Dieses Gefühl kommt sogar dann auf, wenn der Hauptbestandteil dieser Stapel aus Katalogen, Zeitschriftenartikeln oder Unterlagen zu längst erledigten Vorgängen besteht.

Wer unter diesen Ordnungskillern leidet und etwas daran ändern will, der benötigt folgendes:

  • regelmäßiges und gründliches Aufräumen und Ausmisten
  • Mut Dinge wegzuwerfen
  • praktische Ordnungshelfer
  • ein leicht anwendbares und durchzuhaltendes Ablagesystem
  • und natürlich Konsequenz und Disziplin beim Einsatz dieser Mittel.

Sie werden es nicht glauben, aber die meisten wichtigen Unterlagen in einem Heimbüro sind in zwei Ordnern und einer kleinen Hängeregistratur untergebracht:

Ordner 1: Hier kommen zeitlich geordnet alle Buchungsbelege hinein; also Kontoauszüge, dazugehörige bezahlte Rechnungen, Quittungen zu Barzahlungen (etwas getrennt davon) und last but not least die offenen Eingangs- und Ausgangsrechnungen.

Ordner 2: In diesen Ordner sortieren Sie alle Verwaltungsdokumente wie Versicherungs- und Steuerunterlagen, Haus- und Wohnungsangelegenheiten, Kfz-Papier etc. hinein.

Alles, was Ihnen jetzt noch einfallen würde, verstauen Sie in ordentlich beschrifteten Hängeregistern. Wenn man es richtig betrachtet, ist eine solche Hängeregistratur zwar nichts anderes als ein um 90 Grad gedreheter Papierstapel, allerdings mit zwei elementaren Vorteilen:

  • 1.) Dieser „Hängestapel“ ist thematisch geordnet
  • 2.) Er läßt sich sehr viel leichter nach Prioritäten sortieren.

In diese Hängeregister sortieren Sie alles ein, was mit folgenden Sachverhalten zu tun hat:

  • Kunden- und projektbezogene Unterlagen
  • Unterlagen von oder über Lieferanten. Wie z.B. Büromaterial, Einrichtungs- und Ausrüstungsgegenstände
  • sonstige betriebl. Unterlagen, wie Werbematerialien und Preislisten sowie
  • ständig benutzte und benötigte Informationen, wie Post- und Telefongebühren, Adresslisten und Fahrpläne.

Was Sie unbedingt, beim Anlegen dieser Mappen beachten sollten …

  • Legen Sie auf jeden Fall pro Kunde bzw. pro Projekt eine eigene Mappe an.
  • Und beschriften Sie Ihre Mappen möglichst aussagekräftig und eindeutig. Denn ansonsten mutieren Ihre Mappen tatsächlich zu horizontalen Ersatzstapeln. Also schreiben Sie drauf „Telefonaktion“, „Flyeraktion“ oder „Landing Page“ statt sie nur mit „Sonstiges“ oder „zu erledigen“  zu beschriften.

Sollten Sie Themen haben, die den Umfang einer Hängemappe sprengen, dann verwenden Sie dafür Stehsammler. In diese Kategorie gehören z.B. auch Zeitschriften, mit denen Sie regelmäßig arbeiten. Aber Vorsicht; Verknappen Sie die Anzahl möglicher Stehsammler. Denn wie schnell erliegt man wieder dem Drang des Aufhebens. Ob aus Vorsicht, Respekt oder Sentimentalität. Genau diese vermeintlichen Gründe sind es, die diese Stapel entstehen lassen.

Und wenn diese Sammlerei erst wieder los geht, dann heißt es wieder „Suchen“ …!

Also raffen Sie sich auf, entrümpeln Sie Ihre bestehenden Stapel und legen Sie wohl durchdacht und strukturiert los.

Ich weiß wovon ich rede, denn ich bin (bzw. war) auch so ein „Jäger und Sammler“. Und es gehört nur etwas Disziplin dazu, sich in gewissen Abständen wieder zum Ausmisten zu bewegen. Aber Sie werden es nicht glauben; je länger ich mich an diese einfachen Grundregeln halte, desto länger werden die Abstände bis zum nächsten Großreinemachen. Und diese Entrümpelung dauert auch jedes mal kürzer.

Ich kann es also nur empfehlen.

Ich wünsche mir, dass ich Ihnen mit diesen einfachen aber wirkungsvollen Tipps etwas mehr Zeit für Ihre nebenberufliche Selbständigkeit verschaffen kann. Denn als TeilZeit-Unternehmer ist jede Minute, die Sie in Ihr Geschäft stecken können, kostbar.

Ach … und wenn Sie noch eine Idee brauchen, womit Sie Ihre eigene Existenz gründen können, dann lesen Sie doch einfach noch weitere Artikel in meinem Blog oder fordern Sie sich hier  auf der Seite den Erfolgskurs GRATIS an.

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Ich wünsche Ihnen viel Erfolg, Spaß und neugewonnene Zeit und würde mich freuen, von Ihnen per Telefon oder Email zu hören.

Ihr

Kurt T.

Bildquelle: Rolf-van-Melis_pixelio.de